Palonkestävän asiakirjakaapin avulla voit tarjota vankan suojan sekä asiakirjoille että arvoesineille. Mutta miten oikeastaan valitset oikean kaapin toimistoosi? Tässä artikkelissa opastamme sinua eri vaihtoehtojen läpi ja kerromme lisää siitä, miten oikean asiakirjakaapin valintaan kannattaa kiinnittää huomiota.
Neljä vinkkiä oikean arkistokaapin löytämiseen
Markkinoilla on laaja valikoima kaappeja. Oikean valitseminen voi tuntua mahdottomalta. Löytääksesi yrityksellesi ja tarpeisiisi sopivan kaapin, suosittelemme, että pohdit seuraavia kysymyksiä:
- Mitä kaapissa kannattaa säilyttää?
Ensinnäkin on tietysti tärkeää tietää, mitä sinun on säilytettävä. Onko kyse ensisijaisesti asiakirjoista vai säilytätkö kaapissa myös arvoesineitä tai tietovälineitä, kuten kiintolevyjä, USB-tikkuja ja CD-levyjä?
Jos haluat säilyttää kaapissa ensisijaisesti asiakirjoja, perinteinen asiakirjakaappi sopii täydellisesti. Jos kuitenkin haluat säilyttää kaapissa arvoesineitä, suosittelemme tutustumaan palo- ja murtosuojattuihin kassakaappeihimme .
Jos tiedät, että kaapissa säilytetään kiintolevyjä, USB-tikkuja tai muita tietovälineitä, asiakirjakaapin sisään tulee asettaa tietovälineiden säilytyslokero . Tämä johtuu siitä, että tietovälineet vaurioituvat huomattavasti alhaisemmissa lämpötiloissa kuin paperiasiakirjat.
- Kuinka paljon kaapissa tulisi säilyttää?
Kun tiedät, mitä kaapissa säilytät, on aika miettiä, kuinka paljon siellä säilytetään?
Arkistokaapeista puhuttaessa ihmiset yleensä puhuvat siitä, kuinka monta kansiota kaappiin mahtuu, koska toimistossa usein säilytetään juuri näitä. E-safe-sivustolta löydät arkistokaappeja, joissa on tilaa:
Kaapin koon suhteen suosittelemme, että ostat aina hieman alun perin ajateltua suurempaa kaappia. Tämä johtuu siitä, että usein tarvitset lisää tiedostoja ja muita tavaroita. Et halua joutua tilanteeseen, jossa joudut ostamaan uuden arkistokaapin vain siksi, että alun perin ostit liian pienen kaapin.
- Kuinka monella ihmisellä pitäisi olla pääsy lokeroon?
Kun olet selvittänyt, mitä ja kuinka paljon kaapissa tulisi säilyttää, on aika miettiä, kuinka monella ihmisellä on siihen pääsy?
Työpaikalle sijoitetuille kaapeille on tyypillistä, että niihin pääsee käsiksi monilla ihmisillä. Tämä voi tehdä avainten seuraamisesta sekä vaikeaa että riskialtista. Jos asiakirjakaappiin pääsee käsiksi usealla ihmisellä, suosittelemme ostamaan kaapin, jossa on yhdistelmälukko.
Tällä tavoin sinun ei tarvitse huolehtia avainten katoamisesta ja mahdollisesta joutumisesta vääriin käsiin. Useimmissa elektronisissa yhdistelmälukoissa on 2–3 koodia, mutta voit ostaa myös lukkoja, joissa on useampia koodeja sekä lokitietoja ja aikaviiveitä.
Löydät nämä avaimet ja lukot -kategoriastamme. Älä epäröi soittaa meille suoraan numeroon 08 – 120 504 60 saadaksesi neuvoja elektronisista koodilukoista.
- Onko vakuutusyhtiöllänne jotain vaatimuksia?
Useimmissa tapauksissa vakuutusyhtiöillä on vaatimuksia sinulle yrityksenä. Yleisin vaatimus on, että asiakirjat tai muut esineet on säilytettävä testatussa ja sertifioidussa kaapissa. Tarkista siis, onko sinulla tällaisia vaatimuksia vakuutusyhtiöltäsi!
Jos tällaisia vaatimuksia ei ole, on hyvä ostaa asiakirjakaappi ilman palosuojausta . Suosittelemme kuitenkin aina luokitellun ja sertifioidun kaapin ostamista riippumatta siitä, onko vakuutusyhtiöllä vaatimuksia. Näin voit olla varma kaapin toimivuudesta onnettomuuden sattuessa.
Osta asiakirjakaappisi E-safe-palvelusta
Toivomme, että ymmärrät nyt paremmin saatavilla olevat erilaiset arkistokaappityypit ja sen, miten löydät toimistoosi sopivan.
Jos haluat ostaa kaapin, voit tehdä sen meiltä E-safelta. Tarjoamme yhden internetin suurimmista arkistokaappivalikoimista . Voimme myös auttaa sinua toimituksessa .
Jos olet vielä epävarma tai sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä E-safe-palveluun – opastamme sinua turvallisen säilytysratkaisun löytämiseen tarpeidesi mukaan!
Käytä yhteydenottolomakettamme , lähetä sähköpostia osoitteeseen info@esafe.se tai soita meille suoraan numeroon 08-120 504 60. Huomioithan, että sekä puhelin että myymälä ovat suljettuina lounastauon aikana klo 12.00-13.00.
